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折り返しの電話のマナーは?電話対応の基本

query_builder 2021/12/01
コラム
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初めて電話対応をする際は、何かと緊張しますよね。
そこで今回は折り返しの電話対応について見ていきます。

▼電話対応の基本
まずは電話対応の基本をご紹介していきます。
■3コール以内に出る
電話がかかってきたら3コール以内に出ましょう。
電話に出るまでにあまり時間がかかると会社の印象が悪くなってしまう可能性があります。
大事な要件で連絡が来る場合もあるので、できるだけ早く電話に出るようにしましょう。

■電話に出たら会社名と自分の名前を
これも基本です。
まずはこちらから会社名と自分の名前を言いましょう。
家の電話で言いがちな「もしもし」というのは、ビジネスではNGの場合が多いので注意しましょう。
相手が名前を名乗ったら、「お世話になっております。〇〇様ですね」と相手の名前を繰り返します。
これは担当者に取り次ぐ際に、名前を間違えないようにするコツでもあります。

▼折り返し電話のマナー
折り返しの電話はできるだけ早くかけるのがマナーです。
折り返しの電話をかける場合は、「先ほどは席を外しておりました。申し訳ありません」とお詫びの気持ちを相手に伝えましょう。

相手の都合のよさそうな時間帯にかけるのも大切です。
基本的に昼休みなどは電話をかけないようにしましょう。
ペンとメモ帳を用意して、メモを取れるようにしてから折り返すのも忘れずに。

▼まとめ
電話対応が上手くなるには慣れが必要なので、実際に事務の仕事で数をこなすのが上達への近道ですよ。
岐阜県羽島市にある大島商事株式会社では事務職の求人をしております。
電話対応をはじめ来客時の接客や資料作成なども行なうので、スキルアップにつながります。
年2回の賞与や昇給など福利厚生も充実しておりますので、ぜひお気軽にご応募くださいね。

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