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事務の仕事に大切な電話対応と電話の受け方

query_builder 2021/04/17
コラム
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企業にかかってきた電話対応は、事務員の仕事のひとつです。
主に仕事に関する相手からかかってくることが多いので、失礼の無いように気をつけて対応するようにしましょう。

▼電話対応のコツ
事務員として仕事をしていると、企業にかかってくる多くの電話に対応する必要があります。
大切な取引先からの電話も少なくないので、丁寧に電話対応するようにしましょう。
電話に出る際には、その企業の顔であるという意識を持ち、明るくハキハキト話すことが大切です。

また、電話をかけてきた人物名や企業名、用件などを担当者に間違いなく伝える必要があります。
常にメモ用紙と筆記具を用意しておくことを忘れずに。
相手の名前や用件は必ず復唱して間違いが無いか確認しましょう。
電話を担当者に取り次ぐ場合や他の社員に相談や確認をする場合には、必ず電話を保留にし、相手を待たせる時間が長引きそうな場合は、こちらからかけ直す旨伝えるようにしましょう。

▼電話対応の言葉遣い
ビジネスの電話対応の際は、言葉遣いに気をつけましょう。
かかってきた電話に出る時の第一声は「もしもし」ではなく「お電話ありがとうございます」「はい【社名】会社でございます」と言うようにします。
こちらから電話をかける時には「いつもお世話になっております」「お忙しいところ失礼いたします」などの言葉を添えてから名乗りましょう。

▼まとめ
取引先からの電話応対は、事務員の大切な仕事のひとつです。
企業の顔として丁寧で失礼の無い応対を心がけるようにしましょう。

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