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事務の仕事に大切な来客の対応

query_builder 2021/04/13
コラム
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事務の仕事の大切なものとして、企業を訪れる来客への対応があります。
お客様に失礼の無いような対応、気持ちよく過ごしてもらえる対応を心がけるようにしましょう。

▼来客前の準備
アポイントがあるお客様の場合は、前もって準備をしておきましょう。
予定を確認して関連する社員に情報を伝えておき、いつでも来客を迎えられるような心の準備をしておきます。
応接室の掃除を行い、テーブルの上や灰皿をきれいな状態にしておきます。
照明が暗くないか、空調が効いて室内が快適な温度かチェックしましょう。
商談で必要になる資料がある場合は、不備のないように準備します。

▼お客様が見えたら
お客様が到着したら笑顔で元気よくお出迎えします。
はきはきと挨拶することが大切です。
先方から名前を伝えてこなかった場合は「恐れ入りますが、お名前をちょうだいできますでしょうか」と一言添えて、名前とアポイントの確認をします。
お客様を応接室まで案内し「担当の者がまいりますので、お待ちください」と伝えます。

お客様をおもてなしする意味をこめて、お茶を出しましょう。
担当者が来るまでお客様にお待ちいただいている場合はすぐにお茶を出し、既に担当者と話が始まっている場合は、あいさつが終わったタイミングでお茶を出します。
商談が終わって帰られるお客様のお見送りをする場所は、部屋の前、玄関、エレベーターの前などで挨拶をします。

▼まとめ
企業を訪れる来客への対応は、事務員の大切な仕事のひとつです。
お客様に失礼の無いよう、丁寧な対応を心がけましょう。

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