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事務の仕事に大切なメールの書き方

query_builder 2021/04/09
コラム
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パソコンが普及した現在、取引先との連絡にメールを利用することは当たり前とも言えます。
ここでは、事務の仕事に欠かせないメールの書き方についてお話していきます。

▼ビジネスメールの基本の言葉
ビジネスメールには次のような基本の言葉があります。

■あいさつの言葉
・いつも大変お世話になっております
・初めてメールをさせていただきます
・大変ご無沙汰しております
・突然のご連絡失礼いたします

■結びの言葉
・どうぞよろしくお願いいたします
・ご検討お願いいたします
・お手数をおかけしますが、何卒宜しくお願いいたします
・ご多用のところ恐れ入りますが、ご連絡をお待ちしております
・ご一読のほどお願いいたします

▼メールを送るタイミングと注意点
取引先と気持ちのいい関係を築くためには、適切なタイミングでメールを送る必要があります。
打ち合わせをした後や訪問の後には、翌日中までにお礼のメールを送るようにします。
また、先方からのメールへの返信は、1営業日以内に送るようにします。
返信が遅くなると相手を不安にさせたり、信頼を失ったりしてしまいます。
何か依頼をしたい場合には、丁寧な文章を心がけると同時に明確で分かりやすい内容の文章にしましょう。
添付ファイルがある場合は、サイズが大きすぎるものは相手に迷惑をかけるため圧縮したりオンラインのストレージサービスを利用したりするようにしましょう。

▼まとめ
事務の仕事に欠かせないメールは、先方に失礼に当たらないよう、言葉遣いやメールを送るタイミングに注意しましょう。

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